Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission
NAFWC 2011 (Papur 8 Rhan
1)
Rhestr o gontractau
Dyddiad:
Dydd Mercher 14 Gorfennaf 2011
Amser:
12:30-14:00
Lleoliad:
Ystafell
Gynadledda 4B
Enw’r awdur a’i rif ffôn: John
Grimes, estyniad 8225
1.0 Diben a chrynodeb o’r materion
1.1 Yn eu cyfarfod anffurfiol yn ddiweddar gofynnodd y Comisiynwyr am ragor o wybodaeth am restr o gontractau’r Cynulliad.
2.0 Argymhelliad
2.1 Gwahoddir y Comisiynwyr i nodi’r rhestr aqtodedig ac i ystyried sut y gallai’r Comisiwn gymryd rôl fwy weithredol yn null y Cynulliad o gaffael. Nodir rhai dewisiadau posibl ar ddiwedd y papur hwn.
3.0 Rhestr o gontractau’r Cynulliad
3.1 Mae crynodeb o restr o gontractau’r Cynulliad i’w gweld yn Atodiad A.
3.2 Mae’r rhestr yn dangos y contractau gwerth mwy na £25,000 sy’n cael eu hadnewyddu bob blwyddyn. Mae’n rhoi manylion cryno am bob contract, ac, yn benodol, mae’n nodi’r dyddiadau dechrau a gorffen. Dengys y golofn dan y teitl ‘Fframwaith’ y contractau hynny a gaiff eu rhoi o dan ‘fframwaith’ y sector cyhoeddus ac ar gyfer pa rai y mae trefniadau tendro mwy syml ar waith.
3.3 Mae’r rhestr yn cynorthwyo gyda gwaith cynllunio caffael ymlaen llaw ar gyfer y dyfodol.
4.0 Materion ehangach o ran caffael
4.1 Cyhoeddir y rhestr hefyd ar safle’r Cynulliad ar y rhyngrwyd, fel y gall cyflenwyr posibl fod yn ymwybodol o’r busnes y mae’r Cynulliad yn ei gontractio i ddarparwyr allanol. O wneud hyn, rydym yn rhoi arwydd o’r contractau sy’n debygol o gael eu cynnig i dendr yn y dyfodol er nad oes modd gwarantu y bydd contract penodol yn cael ei adnewyddu ar ei ffurf bresennol neu, yn wir, ei adnewyddu o gwbl. Mae hyn yn cyfrannu at bolisi’r Cynulliad o annog a chefnogi busnesau bach a chanolig drwy ei bolisi caffael ac yn darparu gwybodaeth i gyflenwyr a fydd o bosibl am dendro am y contractau hyn a gwybodaeth i fusnesau bach a chanolig a fydd am ddatblygu eu busnes o bosibl drwy weithredu fel is-gontractwr i’r prif gyflenwr.
4.2 Mae’r broses gaffael yn un gymhleth ac yn elfen o fusnes y Cynulliad a reolir yn fanwl. Yn ogystal â’r angen sylfaenol i ddiwallu anghenion busnes yn effeithiol ac effeithlon, dylanwadir ar gaffael gan ofynion cyfreithiol a pholisïau’r Cynulliad mewn cysylltiad â:
· hybu busnesau bach a chanolig;
· cynaliadwyedd;
· cyfrifoldeb cymdeithasol;
· cystadleuaeth agored a theg;
· Cyfraith Ewropeaidd (y farchnad sengl); a
· sicrhau gwerth am arian.
4.3 Mae’n werth nodi y gall y ffactorau hyn ar brydiau weithio’n groes i’w gilydd. Er enghraifft, mae ffactorau sy’n ymdrechu i leihau costau trwy gydweithio a chydweithredu rhwng awdurdodau yn annog gosod contractau mawr. I’r gwrthwyneb, gall polisïau sy’n annog busnesau bach a chanolig gyfeirio tuag at gontractau llai. Un ffordd o wneud iawn am hyn yw trwy greu cyfleoedd i isgontractwyr ddod i mewn i gontractau mwy ac mae’r rhestr o gontractau yn helpu yn hyn o beth.
4.4 Mae’n werth nodi hefyd bod polisïau sydd wedi’u cyfeirio at annog cwmnïau lleol yn unig yn anghyfreithlon o dan ddarpariaethau marchnad sengl yr UE. Mae’r Undeb Ewropeaidd yn annog polisïau ar gyfer datblygu busnesau bach a chanolig sydd, o ran natur, yn tueddu i fod yn ‘lleol’ i’r awdurdod sy’n contractio ond rhaid i arferion caffael sicrhau nad yw cyfleoedd yn gyfyngedig yn ddaearyddol.
4.5 Mae caffael yn faes cyfreithgar iawn ac mae’r gyfraith yn darparu cyfleoedd i gyflenwyr posibl sy’n teimlo eu bod wedi’u trin yn annheg i geisio unioni hyn drwy’r llysoedd. Ehangwyd y pwerau hyn yn ddiweddar gan Gyfarwyddeb Unioni Cam yr UE sydd wedi cryfhau pwerau’r llysoedd a chynyddu’r gosb am beidio â chydymffurfio â’r gyfraith.
4.6 Gyda chontract o unrhyw fath, dim ond dechrau’r broses yw caffael. Os yw gwasanaethau a gontractiwyd i gael eu darparu’n llwyddiannus, mae angen cynnal cysylltiadau gweithio effeithiol gyda’r contractwr i sicrhau ymlyniad o’r ddwy ochr i ofynion y contract, wrth fod yn hyblyg i anghenion ac amgylchiadau sy’n newid. Mae gwella rheolaeth contractau yn un o’n blaenoriaethau datblygu.
4.7 Mae Pwyllgor Archwilio Comisiwn y Cynulliad wedi ystyried nifer o adroddiadau archwilio mewnol ar gaffael a rheoli contractau, sydd wedi nodi gwersi pwysig i’w dysgu ac argymhellion ar gyfer datblygu ein dulliau rheoli a’n harbenigedd. Bu’r Pwyllgor yn fodlon yn gyffredinol gyda’r cynnydd a wnaed i weithredu argymhellion yr adroddiadau archwilio mewnol, ond mae am weld rhagor o dystiolaeth ein bod yn gwneud y newidiadau a gynlluniwyd yn rhan annatod o’n gwaith dros y flwyddyn nesaf. Bwriada’r Pwyllgor arolygu’n drylwyr y cynnydd a wneir i weithredu’r gwelliannau.
4.8 Efallai y bydd Comisiwn y Cynulliad am drafod ac ymchwilio ymhellach i agweddau ar gaffael a pholisi caffael. Ymhlith yr opsiynau ar gyfer rhagor o ymwneud gan Gomisiynwyr:
· Efallai y bydd Comisiynwyr am gymryd diddordeb mewn contractau mwy arwyddocaol sydd yn arbennig o berthnasol i’w portffolio, drwy gael eu cynnwys ym manyleb y gwasanaeth, drwy ymgynghori â hwy ynghylch y broses gaffael a thrwy gymryd trosolwg o safonau’r gwasanaeth fel rhan o’r contract. Er enghraifft, mae’r gwasanaeth TGCh cyfredol gan Siemens (ein contract allanol mwyaf) yn dod i ben yn 2014, ac rydym wedi dechrau cynllunio’r ffordd ymlaen eisoes. Bydd hon yn broses gymhleth ac mae’n allweddol i wasanaethau’r Cynulliad;
· gallai Comisiynydd arwain ar ran y Comisiwn yn ein gwaith cyfredol o adolygu prosesau a pholisïau caffael, er mwyn iddo neu iddi allu adrodd ar unrhyw newidiadau a gwelliannau yn yr hydref;
· gellid cynnal adolygiad polisi cynhwysfawr o ran dull y Comisiwn o drefnu gwasanaethau drwy gontractau mewnol a chontractau allanol, gyda Chomisiynydd yn goruchwylio ac yn arwain y broses ymgynghori. Mae’n bosibl y byddai goblygiadau ehangach i hyn o ran y modd y darperir gwasanaethau’r Cynulliad a faint y maent yn ei gostio.